Một trong những công cụ quản lý thời gian hữu hiệu nhất là tìm được người có thể đảm đương nhiệm vụ thay bạn. Khả năng giao các nhiệm vụ có giá trị thấp hơn cho những người có khả năng với mức tiền công theo giờ thấp hơn là một trong những kỹ năng thiết yếu trong quản lý hiện đại. Hãy giao tất cả những nhiệm vụ có thể ủy quyền cho những người có thể làm được chúng với kết quả tương đương hoặc tốt hơn bạn. Hãy sử dụng “quy tắc 70%”: nếu một người có thể làm một nhiệm vụ tốt bằng 70% khả năng của bạn, hãy giao việc đó cho họ.
Gấp bội giá trị của bạn
Việc ủy quyền giúp bạn chuyển từ việc mình có thể tự làm sang việc mình có thể quản lý. Ủy quyền là một kỹ năng cho phép bạn tận dụng tài năng của mình và gấp bội lên bằng những người bạn có thể giao phó các phần việc nhỏ hơn. Bạn luôn có một lựa chọn. Bạn có thể tự làm nó hoặc tìm một người khác thay thế. Năng suất cao buộc bạn phải luôn suy nghĩ theo cách thứ hai: “Ai có thể làm việc này ngoài tôi?”
Có thể học được kỹ năng ủy quyền
Hãy học các kỹ năng ủy quyền đúng cách (Tôi đã viết một cuốn sách riêng trong tuyển tập này, Thuật ủy quyền và giám sát, cung cấp cho bạn mọi kiến thức cần thiết để tăng tối đa năng suất của mình nhờ những người khác). Hãy chọn người thích hợp để xử lý mỗi nhiệm vụ và cung cấp cho họ các lịch trình, thời hạn, tiêu chuẩn thực hiện và một kế hoạch đánh giá. Bạn cũng có thể ủy quyền việc giải quyết vấn đề và ra quyết định nếu những việc đó nằm trong nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn. Bạn có thể ủy quyền việc thu thập thông tin và nghiên cứu. Bạn có thể ủy quyền tất cả những nhiệm vụ mà bất cứ ai khác có thể làm tốt hoặc gần tốt bằng bạn. Với ủy quyền, một kỹ năng có thể dễ dàng học hỏi, bạn có thể đạt đến mọi giới hạn trong sự nghiệp của mình. Nhưng nếu không có khả năng ủy quyền hiệu quả, bạn sẽ luôn bị rơi vào tình trạng quá tải công việc. Bạn cũng sẽ rơi vào tình trạng làm quá nhiều việc có giá trị thấp hoặc vô giá trị. Bạn sẽ không bao giờ bắt kịp và kiểm soát được công việc của mình và sẽ làm tổn hại đến sự nghiệp của bạn.
Tin tuyệt vời nhất là tất cả các kỹ năng trong công việc đều có thể học được. Bạn có thể nắm vững tất cả những ý tưởng trong cuốn sách này nhờ thực hành và lặp lại. Bạn có thể trở thành người quản lý thời gian xuất sắc và tăng gấp đôi hay gấp ba năng suất của mình trong thời gian tới.